Materiales:
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra
insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal
ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado,
en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento:
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta
del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de
folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento
de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total
de páginas.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una
hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área
de notas del instrumento de control o de consulta las características del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de
los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse
pegante libre de ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,
utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número
para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al
sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en
el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del
sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control
sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas
que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación
no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá
refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental
en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)
que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos
centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos
cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de
deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o
para evitar migración de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes,
discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de
su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se hará el correspondiente cruce de referencia.
