La foliación en documentos
de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística.
Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad,
entendida esta última como respeto al principio de orden original y la
conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y
legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la
foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control
(inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta
(inventarios, guías, catálogos).
De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias
tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarios
(archivo central al archivo histórico).
Requisitos:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de
Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación
que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en
Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser
reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que
dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden
cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que
dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos
acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta,
tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos,
historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada
uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la
continuación de la primera.
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